Verbesserung steuern. Wirkung sichern. Verantwortung leben.
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Wie & warum KVP?
KVP ist keine Methode und kein Projekt – es ist eine Arbeitsweise.
Vor allem ist KVP ein Steuerungsrahmen, der Lernen, Entscheidungen und Verantwortung systematisch miteinander verbindet.
Anstatt große Veränderungen auf einmal umzusetzen, konzentriert sich der KVP auf kleine, messbare Schritte, die laufend geprüft und verbessert werden.
Der Ansatz folgt dem Prinzip: Plan – Do – Check – Act.
Jede Verbesserung beginnt mit einer Idee, wird getestet, bewertet und – wenn erfolgreich – dauerhaft verankert.
Das Ziel: eine Kultur, in der Lernen, Feedback und Verantwortung Teil des Alltags sind.
Entscheidungen werden datenbasiert getroffen, Fortschritte sichtbar gemacht und Erfolge geteilt.
So wird Optimierung zu einem festen Bestandteil der Organisation – unabhängig von Tools, Software oder Branche.
Kurz gesagt: KVP macht Verbesserung planbar, greifbar und wiederholbar.
Prinzipien, Storyline & Nutzen des KVP
-
PDCA-Zyklus
Plan – Do – Check – Act
Kleine Experimente statt großer Wetten -
Lean-Denken
Verschwendung erkennen und konsequent reduzieren -
Visual Management
Kennzahlen, Engpässe und Fortschritte sichtbar machen -
Ownership
Klare Rollen, feste Routinen, regelmäßige Reviews
Storyline
-
1. Verstehen (Baseline & Zielbild)
Prozesse sichtbar machen, Startwerte messen, klare Ziele formulieren -
2. Verbessern (Experimente & Quick Wins)
Kleine Maßnahmen testen, Wirkung beobachten, nächste Schritte ableiten -
3. Verankern (Rollen & Rituale)
Verantwortlichkeiten festlegen, regelmäßige KVP-Runden und Reviews durchführen -
4. Steuerung & Transparenz (KPI-Boards & Dashboards)
Fortschritt, Qualität und Durchlaufzeiten regelmäßig bewerten und steuern
-
Effizienz
weniger Schleifen, klare Übergaben, stabile Durchlaufzeiten -
Qualität
niedrigere Fehlerquote, bessere Erstlösungen -
Akzeptanz
sichtbare Fortschritte, Beteiligung der Teams, echte Ownership -
Skalierbarkeit
funktionierendes Muster, das auf andere Bereiche übertragbar ist
KVP implementieren
Der kontinuierliche Verbesserungsprozess funktioniert nicht als einmaliges Projekt,
sondern als System, das sich schrittweise etabliert.
Der Erfolg hängt davon ab, ob Teams verstehen, wie sie mit kleinen Veränderungen dauerhaft Wirkung erzielen.
Der folgende Ablauf zeigt, wie ein funktionierender KVP in jedem Unternehmen eingeführt werden kann – unabhängig von Branche oder Tool.
Der folgende Ablauf zeigt den idealtypischen Weg, wie ein KVP im Unternehmen eingeführt und verankert werden kann.
Je nach Unternehmensgröße, Prozessreife und vorhandenen Ressourcen kann die Umsetzung in Umfang und Tiefe variieren – entscheidend ist, dass sie konsequent, messbar und praxisnah erfolgt.
Schritt 1: Ausgangslage und Zielbild klären
Am Anfang steht Transparenz.
Bestehende Prozesse werden visualisiert (z. B. mit ADONIS, Visio etc.), Schwachstellen dokumentiert,
und gemeinsam mit den Verantwortlichen ein realistisches Zielbild definiert.
Ergebnis: Alle Beteiligten wissen, was verbessert werden soll und warum.
Schritt 2: Ownership & Verantwortung festlegen
Jeder Prozess braucht Eigentum.
Rollen wie KVP-Owner, Process Lead oder Data Owner werden benannt,
und Zuständigkeiten für Datenerfassung, Maßnahmen und Kommunikation klar definiert.
Ergebnis: Kein KVP „aus dem Off“, sondern klare Ownership und Verantwortung.
Schritt 3: Kennzahlen & Feedbacksystem etablieren
KVP lebt von Messbarkeit.
Wichtige Prozesskennzahlen (z. B. Durchlaufzeit, Fehlerquote, Termintreue) werden definiert und regelmäßig visualisiert.
Dashboards dienen nicht als Kontrolle, sondern als Feedbacksystem für Fortschritt und Wirkung.
Ergebnis: Verbesserungen werden sichtbar – Fortschritt wird Teil des Alltags.
Schritt 4: PDCA-Rhythmus leben
Der eigentliche KVP beginnt mit dem Plan–Do–Check–Act-Zyklus:
Kleine Verbesserungen werden geplant, getestet, bewertet und anschließend angepasst.
Wöchentliche oder zweiwöchentliche KVP-Runden sichern die Regelmäßigkeit.
Ergebnis: Aus Einzelmaßnahmen entsteht ein stabiler Lernprozess.
Schritt 5: Quick Wins standardisieren
Was funktioniert, wird dokumentiert, wiederholt und skaliert.
Erfolge werden geteilt – intern über Dashboards, Meetings oder Newsletter.
Neue Arbeitsweisen (z. B. Visual Boards oder Kurz-Stand-ups) werden Teil der Routine.
Ergebnis: KVP wird vom Projekt zum System.
Schritt 6: Lernen, Skalieren, Verankern
Alle 2–3 Monate erfolgt eine Review-Phase:
Welche Maßnahmen waren erfolgreich? Welche Kennzahlen haben sich verbessert?
Learnings werden festgehalten und auf andere Prozesse übertragen.
Ergebnis: Der KVP entwickelt sich von einem lokalen Pilotprojekt zur gelebten Unternehmenskultur.
Was KVP wirksam macht
Führung: Vorbildfunktion und Freiraum für Experimente.
Transparenz: Fortschritte sichtbar machen (Dashboards, Boards, Reviews).
Rituale: Kurze, regelmäßige Treffen sichern Kontinuität.
Daten: Entscheidungen basieren auf Fakten, nicht auf Meinungen.
Sonstiges
Messgrößen (einfach, wirksam)
- Durchlaufzeit / Lead Time
- Fehlerquote / First-Pass-Yield
- Termintreue / SLA-Erfüllung
- Backlog / Work-in-Progress
- Anteil wertschöpfender Tätigkeiten
Rollen & Rituale
- KVP-Owner: hält Zielbild, Prioritäten und Rhythmus.
- Team Leads / Process Leads: verantworten Maßnahmen im Bereich.
- KVP-Runden: wöchentlich, 30–45 Min., PDCA-Status & nächste Schritte.
- Review/Retro: monatlich/vierteljährlich, Lernen sichern und skalieren.
Tools & Datenintegration (leichtgewichtig)
- Prozesse: ADONIS (oder BPMN-Tool) für Prozesssicht.
- Transparenz: Power BI / Excel für KPI-Boards & Fortschritt.
- Umsetzung: M365 / Planner / Jira für Maßnahmen-Backlog.
- Automatisierung: Power Automate / ServiceNow für wiederkehrende Schritte.
- (Grundsatz: Tools unterstützen – sie ersetzen kein Verantwortungsgefühl.)
Kultur der Verbesserung
Fortschritt entsteht nicht durch Tools – sondern durch Haltung
KVP ist mehr als ein Prozess.
Es ist eine Denkweise, die Lernen, Verantwortung und Transparenz fördert.
Wenn Teams verstehen, warum Veränderung wichtig ist,
und sehen, dass Fortschritt sichtbar wird,
dann entsteht eine Kultur, in der Verbesserung selbstverständlich wird.
Das Ziel
Veränderung wird nicht „gemacht“ – sie passiert, weil Menschen sie leben.
Verbesserung ist kein Ziel, sondern ein Prozess
Hinter jeder Methode steht eine Haltung.
Transparenz, Struktur und Verbindlichkeit sind die Grundlagen jeder Verbesserung – und genau das prägt die Arbeit von GXi Solutions.
Hier erfährst du, welche Werte das Denken und Handeln leiten.
Ich bin Gregor Smole – Gründer von GXi Solutions.
Nach über 25 Jahren Erfahrung in Controlling, BI und Prozessmanagement verbinde ich Zahlen, Systeme und Menschen zu klaren Entscheidungen.
Wer wissen möchte, wie ich arbeite – hier entlang.
Transparente Datenstrukturen machen Leistung sichtbar.
Von der Analyse bis zum Reporting – hier geht es darum, wie Daten genutzt werden, um Entscheidungen faktenbasiert zu treffen und Fortschritt messbar zu machen.